新辦公軟件創(chuàng)始人胡才勇

        從古代的筆墨紙硯到現(xiàn)代的計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公形態(tài)已經(jīng)發(fā)生了前所未有的改變，“辦公的生態(tài)式進(jìn)化”正在形成?；ヂ?lián)網(wǎng)在全球范圍內(nèi)的空前普及和深度應(yīng)用，正加速改變著全球的產(chǎn)業(yè)形態(tài)，并影響到每個企業(yè)和個人的生產(chǎn)與生活，其中與眾多環(huán)節(jié)休戚相關(guān)的辦公文化與形態(tài)也發(fā)生了巨大的改變。
        從1977年出現(xiàn)的VisiCalc電子表格軟件到今天，辦公軟件歷經(jīng)30年發(fā)展，完成了從單一功能處理到文字、表格、繪圖等多模塊集成套件的飛躍。期間大致經(jīng)歷了兩個生態(tài)進(jìn)化階段：第一階段是字符型操作系統(tǒng)上的辦公軟件，如VisiCalc、WordStar、MS-Word、Lotus 1-2-3以及WPS for DOS；第二階段以微軟Office為代表的Windows操作系統(tǒng)下的辦公軟件，此間涌現(xiàn)出諸如OpenOffice、RedOffice、WPS、AbiWord、Perfect Office、MS-Office等一大批同類產(chǎn)品。
        今天，使用者對辦公軟件的易用性和通用性的要求越來越高，加之互聯(lián)網(wǎng)給人們帶來無限的靈感和想像，都深刻地影響著新時期的辦公形態(tài)，舊有的辦公模式顯然已很難滿足人們應(yīng)用上的需求。面對 “無限化辦公”的未來，人們開始重新審視辦公軟件，它不應(yīng)當(dāng)只是一個毫無生命力的程序，而應(yīng)是一種文化理念、設(shè)計思路和應(yīng)用形態(tài)的集成。易用化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化將成為這一時期的主旋律，一種全新的辦公軟件應(yīng)用模式正悄然興起。

        4.0開啟新辦公應(yīng)用時代

        伴隨著中國文檔格式國家標(biāo)準(zhǔn)（UOF）的正式出臺，紅旗2000公司大膽提出“新辦公主義”的理念，至此辦公軟件的應(yīng)用改革和重新定義在中國拉開序幕。
        2008年4月，RedOffice  4.0 Beta版推出，這種新型辦公軟件以其符合中國人使用邏輯的特別設(shè)計贏得了數(shù)百萬試用者的青睞，更以其新穎實(shí)用的界面、簡捷靈活的應(yīng)用闡釋了“新辦公主義”的內(nèi)涵。它通過對使用習(xí)慣的分析，設(shè)計出更適合應(yīng)用的辦公軟件，讓使用者能夠更輕松地學(xué)習(xí)應(yīng)用，同時加強(qiáng)了對文檔格式兼容性的提升，使辦公軟件的通用性更強(qiáng)。
        辦公軟件作為除操作系統(tǒng)外使用最廣泛的基礎(chǔ)軟件之一，面對著不同應(yīng)用能力、不同知識層次、不同專業(yè)背景、不同行業(yè)和年齡段的巨大的用戶群。 由于使用者的分散性，辦公軟件提供商不可能為每一類用戶提供相適應(yīng)的應(yīng)用培訓(xùn)，因此產(chǎn)品本身是否好用、易用就顯得至關(guān)重要。以至于絕大多數(shù)用戶只使用了其中不到20%的功能，那么剩余的80%去哪兒了？可以肯定的是這80%的功能不是用戶不需要，而是由于設(shè)計上的問題導(dǎo)致用戶根本不知道、也不懂得如何利用那些所謂的“更高級”的功能來把自己的文檔編輯得更好。因此，解決不了易用性的問題，辦公軟件的發(fā)展、升級其實(shí)都只是原地踏步。
        目前，以MS Office 2007和RedOffice4.0 為代表的辦公軟件改革，都將首要的改革目標(biāo)鎖定在產(chǎn)品的“易用性”改造上，這也是新應(yīng)用時代的最顯著特征之一。
        RedOffice 4.0認(rèn)為，制作電子文檔就如同搭積木：將字符、段落、圖片、表格、標(biāo)題等“對象”組合成一篇文章；用單元格、行、列、工作表搭起一份電子表格，而辦公軟件是操作這些“對象”的工具，RedOffice 4.0的易用性創(chuàng)新就是要使這些“對象”和“操控對象的工具箱”形成最優(yōu)的交互。 
        RedOffice4.0的易用性創(chuàng)新，是對過去慣用菜單和操作的反思，在傳統(tǒng)辦公軟件“習(xí)慣性”放置的菜單中發(fā)現(xiàn)很多“習(xí)慣性”設(shè)置其實(shí)并不合理或者多余的，如“文件”、“表格”是“對象”，而“視圖”、“插入”是行為，而且實(shí)踐證明，菜單對于大多數(shù)計算機(jī)應(yīng)用能力不強(qiáng)的用戶而言并不方便或易于理解，MS Office也曾坦言其“動態(tài)菜單”的設(shè)計是一個“糟糕的設(shè)計”。
        因此，出于易用性的考慮，RedOffice 4.0冒著顛覆傳統(tǒng)設(shè)計可能讓使用者一時不適應(yīng)的風(fēng)險，成為辦公軟件改革第一個“吃螃蟹”的企業(yè)。他依照大量用戶實(shí)驗(yàn)和數(shù)據(jù)分析的結(jié)論，摘除了菜單項，對傳統(tǒng)操作步驟進(jìn)行簡化，并用圖形按鈕和左右布局代替了菜單列表，操作更為簡單、高效和符合使用者的閱讀及書寫習(xí)慣，同時擴(kuò)大的編輯區(qū)提高了文檔編輯的視覺感觀，從而使軟件不僅更加易用，也更為適用。

        新辦公不存在標(biāo)準(zhǔn)壁壘

        面對眾多的辦公軟件和不同軟件的使用者，往往出現(xiàn)這樣的困惑：由于使用的軟件格式不同造成彼此互讀的障礙，嚴(yán)重影響了交流與互動。其實(shí)，這種現(xiàn)象很大程度上是由于不同辦公軟件使用了不同的文檔格式標(biāo)準(zhǔn)，各種格式之間不兼容，給日常工作和生活造成不必要的進(jìn)度延誤。
        2007年中國政府出臺并全力推進(jìn)國家文檔格式標(biāo)準(zhǔn)UOF，為中國辦公軟件產(chǎn)業(yè)環(huán)境的良性發(fā)展開了個好頭，從真正意義上打破了微軟若干年的“事實(shí)標(biāo)準(zhǔn)”的壟斷。2008年，國家文檔格式標(biāo)準(zhǔn)UOF進(jìn)入全面推廣期，這將使國產(chǎn)辦公軟件和國際廠商有機(jī)會站在同一個平臺上進(jìn)行較量，也為營造出更加順暢、友好的交互環(huán)境提供了前提。
        紅旗2000公司作為長風(fēng)聯(lián)盟標(biāo)準(zhǔn)推廣小組主席單位，用推動標(biāo)準(zhǔn)化來推動國產(chǎn)軟件業(yè)的有序發(fā)展無疑是非常明智和大膽的。RedOffice4.0是支持國家標(biāo)準(zhǔn)文檔格式（UOF）和國際標(biāo)準(zhǔn)文檔格式（ODF）的力作之一，將這兩種格式都以XML來表示，具備良好的開放性和永久的可讀性，保證了文檔的無障礙交流，為網(wǎng)絡(luò)時代信息存儲和交換提供了方便，結(jié)束了“標(biāo)準(zhǔn)壁壘”的軟件將真正進(jìn)入更佳的應(yīng)用階段。
        另外，隨著新辦公時代的到來，網(wǎng)絡(luò)化不單單指辦公軟件可以和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，更重要的在于通過網(wǎng)絡(luò)，辦公系統(tǒng)最終成為信息系統(tǒng)的客戶端，進(jìn)而通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供與此系統(tǒng)相關(guān)的和必要的附加服務(wù)。在這種情況下，辦公軟件不再只是單純的軟件工具，而是可以使得用戶借助這種工具進(jìn)一步提高生產(chǎn)和工作效率的一種手段。
        微軟 Office 和紅旗2000公司RedOffice已經(jīng)意識到這一點(diǎn)，分別推出了微軟Office在線網(wǎng)站和RedOffice資源中心，用戶可以從已有的一系列主題當(dāng)中，選擇出自己所喜歡和需要的，極大地提升了使用者的有效應(yīng)用程度。
        RedOffice 4.0更為用戶提供了各式各樣豐富的模板、封面等辦公資源，同時能夠享受在線升級、在線辦公資源下載等實(shí)時服務(wù)，還支持OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。所有這些，紅旗2000都將網(wǎng)絡(luò)化的概念滲透進(jìn)辦公新應(yīng)用的改革當(dāng)中。

        新辦公生態(tài)圈

        當(dāng)RedOffice4.0成為辦公改革的一面旗幟，新應(yīng)用的推廣必將締造出一個完全不同于傳統(tǒng)的辦公生態(tài)圈。
        “新服務(wù)”：新辦公強(qiáng)調(diào)服務(wù)的提供，不再與硬邦邦的軟件光盤有關(guān)，不再會因?yàn)榘姹镜母乱淮未蔚刭徺I、安裝、適應(yīng)，用戶可以享受實(shí)時的終生制服務(wù)。
        紅旗2000從使用方法的改變開始，通過與主要用戶群體談生活、工作、理想以及審美傾向，從思想的層面去感受他們對辦公的需求，“簡約”、“激情”、“效率”成為新一代RedOffice的核心主旨；從易用性的角度，RedOffice4.0進(jìn)行了深層次的研究——軟件作為工具應(yīng)當(dāng)為人所用，而這個“用”不是普通意義上的“能用”，而是“好用、易用、值得用”。這使得RedOffice 4.0的設(shè)計更為人性化：保持謙虛、禮貌和友好，盡量減少彈出式窗口來干擾用戶；當(dāng)用戶點(diǎn)擊圖片的時候，自動把操控圖片的工具呈現(xiàn)在用戶面前；為文字文檔添加了類似幻燈片播放效果的播放能力……
        “新形態(tài)”：隨處、隨時、隨心地進(jìn)入辦公環(huán)境，辦公室可以成為音樂廳，咖啡館也能作為辦公室。在新辦公時代，辦公不再等于“封閉的辦公間+呆板的桌椅+計算機(jī)”，它將成為新辦公人友好交互的圈子，沒有壁壘、沒有阻礙、沒有限制，輕松愉悅地享受將成為新辦公的主旋律。