基于TRIZ理論的“易訪通”系統(tǒng)設(shè)計

文/哈爾濱新中新電子股份有限公司 李智勛 蔡向東

        一、系統(tǒng)名稱：“易訪通”智能來訪登記系統(tǒng)
        二、系統(tǒng)描述：
        哈爾濱新中新電子股份有限公司作為黑龍江省TRIZ理論試點企業(yè)，多次參加了黑龍江省舉辦的TRIZ理論專業(yè)培訓(xùn)班。經(jīng)過幾期培訓(xùn)，公司的管理人員和技術(shù)人員深刻地認識到了TRIZ理論可以便捷地、有的放矢地解決公司在管理、設(shè)計、生產(chǎn)中遇到的問題。TRIZ理論是人類已有科技知識與創(chuàng)新思維、規(guī)律、方法的完美結(jié)合。它是對人類創(chuàng)新活動規(guī)律和原理更深入和系統(tǒng)的揭示，為更好地創(chuàng)新提供了堅實的理論和方法基礎(chǔ)，是認識和推動人類創(chuàng)新活動的一個突破性成果。TRIZ理論在產(chǎn)品前期規(guī)劃、研發(fā)、生產(chǎn)和后期改進的各個階段都有很好的工具相輔助，可以說TRIZ理論是產(chǎn)品整個周期的指導(dǎo)理論，是為產(chǎn)品向著更好的方向發(fā)展的一種標(biāo)準(zhǔn)。
        新中新公司是國家指定的第二代身份證閱讀器設(shè)計和生產(chǎn)廠家。第二代身份證閱讀器設(shè)計生產(chǎn)面市以來，新中新公司積極地把第二代身份證閱讀器推廣到銀行、派出所、旅店等應(yīng)用場所。但我們認為第二代身份證閱讀器的應(yīng)用場景應(yīng)該是廣泛的，所以我們時刻關(guān)注著第二代身份證閱讀器在其他場合使用的情況，不斷思考把第二代身份證閱讀器便利的功能引入到其它領(lǐng)域。新中新公司也是具有軟件資質(zhì)的公司，如果把第二代身份證閱讀器和軟件應(yīng)用聯(lián)系起來，必將拓展第二代身份證閱讀器的功能。
        現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)、事業(yè)及國家機關(guān)都在門衛(wèi)處設(shè)置來訪人員登記站，登記方式都是來訪者出示身份證，由保安記錄在《來訪人員登記表》，并給來訪者一份副頁，來訪者辦事完畢后，出去時把副頁交給保安。這種登記方式用時較多，而且不易保存、查詢，也不符合無紙化辦公的社會發(fā)展方向。在現(xiàn)今，日益發(fā)達的信息技術(shù)以及不斷強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使網(wǎng)絡(luò)管理成為來訪登記的必然趨勢。
        在TRIZ理論中，產(chǎn)品的進化模式與路線有十種：精簡化、微觀化、柔性化、曲面化、多維化、調(diào)和化、集成化、自動化、智能化、理想化。我們根據(jù)TRIZ理論中關(guān)于產(chǎn)品進化模式分析，來訪登記這種在紙上填寫來訪登記單的方式必將朝著精簡化、自動化和智能化方向發(fā)展?！熬喕睉?yīng)該是由復(fù)雜到簡單的進化，實現(xiàn)不用人員記錄必將是一種簡單的方式；“自動化”是系統(tǒng)向可控性增加的方向進化；“智能化”是系統(tǒng)向減少人的介入方向進化。而計算機技術(shù)是“自動化”和“智能化”最好的實現(xiàn)工具。那么以第二代身份證為信息載體，以第二代身份證閱讀器為信息輸入形式，就很容易替代在紙上填寫來訪登記單這種形式?？梢?，為來訪登記所設(shè)計的產(chǎn)品進化的趨勢將由紙張記錄向電子化發(fā)展。
        結(jié)合我公司技術(shù)，我們把第二代身份證閱讀器集成到具有觸摸功能的一體機中，并在一體機的計算機中設(shè)計了軟件“易訪通”與之配套。來訪人員只需在一體機帶有觸摸屏的顯示器上點選“來訪”，然后一體機就會語音提示來訪人員刷卡（如一、二代身份證，駕駛證等）。來訪人員在規(guī)定時間內(nèi)刷卡就會打印一張來訪記錄表。在來訪人員辦事完畢后，在顯示器上點選“簽退”，再次刷卡即可。這些刷卡信息被保存到計算機的數(shù)據(jù)庫中，在需要的時候，可以聯(lián)網(wǎng)查詢。
        在設(shè)計“易訪通”智能來訪登記系統(tǒng)之初，我們就遵循著TRIZ理論分步設(shè)計產(chǎn)品。理想解(IFR，Ideal Final Result) 是TRIZ理論的一個重要成果，理想解的正確提出將得出問題的解，它認為產(chǎn)品有級別，即由低級向高級的方向發(fā)展。產(chǎn)品處于進化之中，進化的過程就是產(chǎn)品由低級向高級演化的過程。如果將所有產(chǎn)品作為一個整體，低成本、高功能、高可靠性、無污染等是產(chǎn)品的理想狀態(tài)。因此每種產(chǎn)品都朝著它的理想解進化。理想解可采用與技術(shù)及實現(xiàn)無關(guān)的語言對需要創(chuàng)新的原理進行描述，創(chuàng)新的重要進展往往通過對問題深入的理解所取得。理想解有4個特點： 
        1. 消除了原系統(tǒng)的不足之處；
        2. 保持原系統(tǒng)的優(yōu)點；
        3. 沒有使系統(tǒng)變得更復(fù)雜；
        4. 沒有引入新的缺陷。
        可見，“易訪通”系統(tǒng)正是消除了原來來訪登記的不足。目前大多數(shù)單位讓來訪者填寫會客單的管理方式存在許多弊端：

l      來訪者填寫的會客單，實際上無法保證其內(nèi)容的真實性；

l      來訪者填寫的會客單，常常字跡潦草，過后很難核對；

l      手工填寫會客單，人性化差；

l      門衛(wèi)費時費力，來訪者也麻煩，效率低下；

l      管理方式落后，影響單位的整體形象；

l      再次來訪的人員需要重復(fù)填寫會客單；

l      大量的紙質(zhì)會客單，查詢分析不便，可追溯性差；

l      來訪人多或門衛(wèi)責(zé)任心差時，會導(dǎo)致出現(xiàn)漏檢漏登現(xiàn)象；

l      對于較大的單位，有時門衛(wèi)對單位內(nèi)部人員不熟悉，導(dǎo)致無法確定被訪人的身份。

        針對來訪登記手工填寫的弊端，“易訪通”系統(tǒng)帶來了如下優(yōu)點：

l      自動讀取證件（一、二代身份證、駕駛證等），保證來訪人身份的真實性；

l      不必手工填寫會客單，省時省力，操作高效、人性化；

l      被訪人信息存儲在電腦中，來訪者可以明確選擇；

l      可以自動給被訪者撥內(nèi)線電話，流程簡化；

l      來訪者及相關(guān)會客信息存儲在電腦中，可供追查及統(tǒng)計分析；

l      自動打印個性化會客單；

l      觸摸屏先進氣派，大大提高了單位形象；

l      局域網(wǎng)內(nèi)可以連接多臺設(shè)備，滿足多出入口需求；

l      采用網(wǎng)絡(luò)，可以遠程查詢來訪信息。

確定了產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)和技術(shù)特點后，新中新公司按照TRIZ理論首先確定這個產(chǎn)品的技術(shù)成熟度及其預(yù)測，運用河北工業(yè)大學(xué)創(chuàng)新工程中心基于TRIZ理論設(shè)計的創(chuàng)新設(shè)計軟件InventionTool3.0，把和“易訪通”系統(tǒng)相關(guān)的專利收集、篩選，最后輸入到該軟件中，得出了產(chǎn)品技術(shù)成熟度處于嬰兒期的結(jié)論。在TRIZ理論中，若產(chǎn)品技術(shù)成熟度處于嬰兒期，應(yīng)該投入資金進行攻關(guān)，盡快實現(xiàn)技術(shù)產(chǎn)品化，爭取盡快推向市場，搶占技術(shù)領(lǐng)先優(yōu)勢。這個結(jié)果使我們堅信了我們的設(shè)計目標(biāo)是正確的，并且很快地投入了大量科技人員，在最短的時間內(nèi)生產(chǎn)出了“易訪通”系統(tǒng)。

在設(shè)計“易訪通”智能來訪登記系統(tǒng)過程中，我們根據(jù)根里奇•阿奇舒勒（G.S.Altshuller）的TRIZ理論觀點“多數(shù)創(chuàng)新不是全新的，而是一些已有的基本原理或其組合在本領(lǐng)域的新應(yīng)用或在新領(lǐng)域的應(yīng)用”，思考我們已有的產(chǎn)品是否能夠組合滿足立項時的技術(shù)要求。在重新審視我公司已有產(chǎn)品時，我們發(fā)現(xiàn)第二代身份證閱讀器最適合要求。我公司的第二代身份證閱讀器已經(jīng)通過國家認證，是全國十家第二代身份證閱讀器中標(biāo)企業(yè)之一，而且第二代身份證也已經(jīng)在全國使用了，來訪人員都會攜帶第二代身份證，這是可以充分利用的資源，既不用引入新的資源引起浪費，也可以杜絕來訪人員用假證登記。我們很快地整合了第二代身份證閱讀器和計算機系統(tǒng)，在很短的時間內(nèi)推出了產(chǎn)品。

三、成效和經(jīng)驗：

“易訪通”智能來訪登記系統(tǒng)已經(jīng)取得了專利。我們在“易訪通”系統(tǒng)中將TRIZ理論引入到產(chǎn)品概念設(shè)計領(lǐng)域，并隨后投入市場化，已經(jīng)取得了初步成果。“易訪通”已經(jīng)在多家企事業(yè)單位中使用，幾個月的銷售額就達幾十萬元，產(chǎn)品能夠快速地占領(lǐng)市場，提高了公司的市場競爭力。

雖然在工業(yè)領(lǐng)域TRIZ理論為解決設(shè)計問題提供了較為成熟的理論體系和方法指導(dǎo)，但我們感覺在電子信息方面，TRIZ理論的研究應(yīng)用還需要不斷深入、不斷完善。我們將在以后的產(chǎn)品設(shè)計中更加全面的應(yīng)用TRIZ理論，設(shè)計出符合社會發(fā)展方向的產(chǎn)品，引領(lǐng)技術(shù)的進步。

四、下一階段工作設(shè)想：

通過TRIZ理論在“易訪通”智能來訪登記系統(tǒng)中的運用，我們感受到了它的實用性，我們將在企業(yè)內(nèi)部推廣TRIZ理論，使更多的員工能夠理解、運用；我們將在新產(chǎn)品的各個階段用TRIZ理論進行規(guī)劃，把TRIZ理論細化到每個步驟中去；在已有的產(chǎn)品中如果遇到問題，我們將引導(dǎo)員工使用TRIZ理論解決問題。我們相信，當(dāng)TRIZ理論運用真正在全公司開展起來，必定會使公司進入到快速發(fā)展的軌道。

     責(zé)編/李玉戌